クラウドERPとは？オンプレミスとの違いやそれぞれのメリット・デメリットを解説
ERPシステムのクラウド化が進む中、オンプレミス型とクラウド型の選択に悩む方は少なくありません。導入コストや運用負担の違い、セキュリティ面での懸念など、検討すべき要素は多岐にわたります。本記事では、クラウドERPの基本的な特徴を解説するとともに、オンプレミス型との比較を通じて、システム選定時の判断材料を具体的に提示します。業務効率化を実現するERPの選び方について、実践的な視点から考えていきましょう。
ERPの基本と変遷
ERPシステムは、企業の経営資源を効率的に管理・活用するための統合型基幹システムとして、多くの企業で導入が進んでいます。販売管理や在庫管理、会計処理、人事給与管理など、これまで部門ごとに個別のシステムで運用されていた業務機能を一つのパッケージにまとめることで、部門間の連携強化やデータの一元管理を実現することができます。
このERPシステムは、従来のオンプレミス型からクラウド型への移行が加速しています。オンプレミス型では、自社でサーバーを保有し、システムの構築から運用まですべてを自社で管理する必要がありましたが、クラウド型では、インターネットを通じてサービスを利用する形態となるため、システムの導入や運用にかかる負担を大幅に軽減することができます。
クラウドERPの特徴として注目すべき点は、システムの柔軟性と拡張性です。事業規模の拡大や業務内容の変更に応じて、必要な機能を追加したり、利用ユーザー数を調整したりすることが容易になります。また、システムのアップデートやメンテナンスもサービス提供者側で一括して行われるため、常に最新の機能やセキュリティ対策を利用することができます。
基本的な機能面では、販売管理における受注から出荷までの一連の業務プロセス管理、在庫管理における在庫数の把握や発注点管理、会計処理における仕訳データの自動作成や財務諸表の作成、人事給与管理における勤怠管理や給与計算など、企業活動に必要な機能が標準で搭載されています。これらの機能がシームレスに連携することで、データの二重入力や転記ミスを防ぎ、業務効率の向上につながります。
さらに、クラウドERPでは、時間や場所を問わずにシステムにアクセスできる特徴があります。例えば、従来のように専用端末や社内ネットワークを介してのみアクセスできる環境から、インターネット環境があれば、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からでもシステムを利用できるようになりました。これにより外出先での営業活動や在宅勤務などの多様な働き方にも対応することができ、業務の生産性向上に貢献します。
クラウドERPとオンプレミスERPの違い
システム構築方法の面では、クラウドERPとオンプレミスERPで大きな違いが見られます。例えば、オンプレミスERPでは、サーバーやネットワーク機器などのハードウェアを自社で購入し、社内にシステム環境を構築する必要がありますが、クラウドERPではサービス提供者が用意したシステム環境をインターネット経由で利用するため、初期の設備投資を抑えることができます。
運用管理体制においても、両者には明確な違いがあります。例えばオンプレミスERPでは、システムの保守や運用、セキュリティ対策などすべての管理作業を自社で行う必要があるため、専門的な知識を持つ情報システム部門の人材が必要となりますが、クラウドERPではこれらの管理作業の大部分をサービス提供者が担当するため、自社の運用負担を大幅に軽減することができます。
コスト構造の観点からも、両システムには特徴的な違いが存在します。オンプレミスERPは、初期導入時に高額な投資が必要となり、その後も保守費用やライセンス料、設備の更新費用などが発生しますが、クラウドERPは月額や年額の利用料金を支払う形態となるため、コストの平準化が図れるとともに、利用規模に応じて柔軟に費用を調整することが可能です。
データ管理方法においても、両者のアプローチは異なります。オンプレミスERPでは、すべてのデータを自社のサーバーで管理するため、セキュリティポリシーに応じた独自の管理体制を構築できる一方、クラウドERPではデータがサービス提供者のデータセンターで管理されるため、災害時のデータ保全やバックアップ体制が整備されているメリットがあります。
システムの更新やバージョンアップについても、両者で大きな違いが見られます。オンプレミスERPでは、システムの更新時に必要な作業やテストを自社で実施する必要があり、更新作業に伴う業務への影響も考慮しなければなりませんが、クラウドERPではサービス提供者側で定期的に更新作業が行われ、常に最新の機能やセキュリティ対策を利用することができます。
クラウドERPのメリット・デメリット
導入・運用面でのメリットとして、クラウドERPは初期投資の最適化という大きな利点を持っています。従来のオンプレミス型のように高額なサーバー設備やネットワーク機器への投資が不要となり、月額や年額の利用料金で必要な機能を利用できることから、特に中小規模の企業にとって導入のハードルを下げる要因となっています。
システム更新の容易さも、クラウドERPの重要なメリットの一つとして挙げられます。サービス提供者側で定期的にシステムの更新やセキュリティパッチの適用が行われるため、自社でアップデート作業を行う必要がなく、常に最新の機能や対策が利用できる環境が整っていることから、システム管理者の負担を大幅に軽減することができます。
運用負担の軽減という観点では、システムの保守管理やバックアップ、障害対応などの作業をサービス提供者に任せることができ、自社の情報システム部門の業務負荷を抑えることが可能です。また、利用者数の増減に応じて柔軟にライセンスを調整できることから、事業規模の変化にも迅速に対応することができます。
一方で、クラウドERPには考慮すべき課題も存在します。カスタマイズの制限は、多くの企業が直面する課題の一つとなっており、自社の業務プロセスに合わせてシステムを細かくカスタマイズすることが難しい場合があるため、導入前に標準機能で対応可能かどうかの十分な検討が必要となります。
インターネット環境への依存も、クラウドERPの特徴的な課題です。インターネット接続が不安定な場合やネットワークに障害が発生した際にシステムが利用できなくなるリスクがあるため、バックアップ回線の準備や代替手段の検討など、事前の対策を講じておくことが重要となります。
セキュリティリスクについても、慎重な検討が必要です。データがサービス提供者のデータセンターで管理されることから、データの保管場所や暗号化方式、アクセス制御の方法など、セキュリティ対策の内容を十分に確認する必要があり、特に機密性の高い情報を扱う企業では、クラウドERPの採用を慎重に判断する必要があります。（但し、基本的にはサービス提供者が提供するセキュリティ対策の方が、高セキュリティな場合が多いです。）
オンプレミスERPのメリット・デメリット
オンプレミスERPの最大の特徴であるカスタマイズ性の高さは、自社の業務プロセスや要件に合わせて細かな調整が可能であることです。そのため、特に独自の業務フローや管理方法を持つ企業にとって大きなメリットとなっています。システムの画面構成や帳票フォーマット、データの入力項目や処理ロジックなど、あらゆる面で自社仕様のカスタマイズが可能であり、業務効率の最大化を図ることができます。
セキュリティ管理の柔軟性も、オンプレミスERPの重要な利点です。データを自社のサーバーで管理することで、アクセス制御やデータバックアップ、暗号化などのセキュリティ対策を自社のポリシーに従って独自に実施することができ、特に機密性の高い情報を扱う企業や、法規制への対応が必要な業界において有効な選択肢となります。
一方で、運用コストと保守管理の課題は避けて通れません。サーバーやネットワーク機器などのハードウェア資産を定期的に更新する必要があり、システムの保守や運用を担当する専門的な知識を持つ人材も必要となることから、継続的なコスト負担が発生することになります。また、システムの安定稼働やセキュリティ対策、バックアップ管理など、日常的な運用管理の負担も大きく、情報システム部門の業務負荷が増大する要因となっています。
システム更新時の負担も大きな課題です。バージョンアップやセキュリティパッチの適用など、システムの更新作業を自社で実施する必要があり、更新作業に伴う業務への影響を最小限に抑えるための綿密な計画と準備が求められます。特に大規模なバージョンアップの際には、システムの停止時間や影響範囲の調整、テスト環境での検証など、多くの時間と労力が必要となります。
まとめ：自社に最適なERPの選び方業務規模に応じた選択のポイントとして、まず自社の業務フローや処理件数、利用者数などを詳細に分析する必要があります。特に大規模な業務処理が必要な場合はシステムの処理能力や拡張性を重視し、比較的小規模な業務であれば導入コストと運用の簡便性を重視するなど、企業規模や業務内容に応じて適切な選択を行うことが重要です。
セキュリティ要件の確認方法については、取り扱うデータの機密性や法規制への対応状況、アクセス制御の必要性などを総合的に評価する必要があります。
カスタマイズニーズの見極め方としては、現在の業務プロセスを詳細に分析し、標準機能での対応可能範囲を確認することが重要です。例えば必要以上のカスタマイズは保守性の低下や将来的なアップグレードの障害となる可能性があるため、業務プロセスの見直しも含めて検討を行うことが賢明です。
将来的な拡張性を考慮する際は、事業の成長に伴う利用者数の増加や、新規業務への対応、他システムとの連携など、中長期的な視点での検討が必要となります。システムの拡張性や柔軟性を評価し、将来的なニーズにも対応できる選択を行うことが重要です。
最後に、ERPシステムの選定は企業の業務基盤に関わる重要な決定となるため、十分な検討と慎重な判断が必要です。日本インフォメーション株式会社では、GRANDIT社のビジネスパートナーとして、国産Web-ERP「GRANDIT（グランディット）」およびクラウド型ERP「GRANDIT miraimil（ミライミル）」を取り扱っておりますので、お気軽にお問合せください。
